Descripción completa

Perfil Secretaria Administrativa inglés avanzado Importante Empresa de Pilar está buscando sumar a su equipo una Secretaria Administrativa. Funciones y responsabilidades principales: •Coordinar y priorizar la agenda de la Dirección, asegurando la optimización del tiempo, la resolución de cruces de horarios y la preparación previa de la documentación necesaria para cada reunión. •Organizar la logística integral de viajes de negocios, incluyendo itinerarios detallados, reservas de vuelos, hospedaje, traslados y el posterior control de rendiciones de gastos y viáticos. •Filtrar y gestionar los canales de comunicación de la Dirección (correos electrónicos, llamadas y correspondencia), identificando asuntos urgentes para su oportuna resolución o derivación. •Procesar y estructurar bases de datos en Excel utilizando tablas dinámicas, fórmulas avanzadas y cruces de información para elaborar reportes e indicadores de gestión. •Elaborar minutas, actas de reunión y dar seguimiento sistemático a los compromisos, acuerdos y tareas asignadas por el equipo directivo. •Redactar notas oficiales, presentaciones ejecutivas, informes, instructivos internos y correspondencia confidencial con absoluta precisión técnica y ortográfica. •Administrar y categorizar el archivo documental físico y digital de la Dirección y/ o Empresa bajo estrictos criterios de orden, trazabilidad y máxima confidencialidad. •Servir como punto de contacto primario y nexo de comunicación entre los Directores, Gerentes, mandos medios, personal interno, clientes claves y proveedores estratégicos. •Gestionar la compra, control de stock y provisión de insumos de oficina, materiales de trabajo para la Dirección y sus áreas asociadas. •Supervisar la rendición de fondos fijos y caja chica, verificando comprobantes, facturas y cumpliendo con las políticas financieras internas de la organización. •Preparar el montaje operativo de salas para eventos y reuniones de Directorio (equipamiento audiovisual, servicio de catering y recepción de invitados). •Controlar el vencimiento de contratos, pólizas, membresías y compromisos legales o fiscales de la empresa para alertar oportunamente a la Dirección. •Atender y recepcionar visitas ejecutivas, auditorías y aliados estratégicos con un trato profesional, cálido e impecable. •Tramitar firmas, autorizaciones y legalizaciones de documentos institucionales ante organismos públicos o privados, notarias y entidades financieras. •Facilitar la integración operativa del área, canalizando requerimientos del personal hacia la Dirección y viceversa para mantener la fluidez operativa. Requisitos del Puesto: •Formación Académica: Lic. en Administración de Empresas, Secretariado Ejecutivo, Comunicación o carreras afines. •Experiencia: 3 a 5 años en asistencia administrativa a Alta Gerencia o Dirección. •Idiomas: Inglés nivel avanzado (excluyente). •Conocimientos Técnicos: Excel avanzado (tablas dinámicas, fórmulas complejas y cruce de datos). Dominio de MS Office, Google Workspace y herramientas de agenda digital (Outlook, Calendar, Teams/Zoom). Competencias Claves •Organización y Planificación: Capacidad para priorizar tareas y prever contingencias. •Atención al Detalle: Rigurosidad y precisión en la gestión de documentos y logística. •Multitasking: Habilidad para gestionar múltiples requerimientos simultáneos bajo presión. •Discreción: Manejo estrictamente confidencial de información sensible. •Comunicación Asertiva: Excelente redacción, ortografía e interlocución ejecutiva. Ofrecemos: • Contrato a tiempo indeterminado. • Prepaga. • Comedor en planta. • Estacionamiento.